Compliance Services
Unternehmen ab 50 Beschäftigten sind nach dem HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) verpflichtet, einen internen Meldekanal zu betreiben. Wir richten das Hinweisgebersystem ein, betreiben es auf Wunsch als externe interne Stelle und bearbeiten eingehende Meldungen forensisch sauber.
HinweisgeberInnenschutzgesetz
Ein Briefkasten oder eine E-Mail-Adresse allein reicht dafür nicht aus. Entscheidend ist, was nach einem Hinweiseingang passiert. Wer prüft, wer erfährt was und wie werden die Fristen eingehalten?
Die Einrichtung umfasst die Auswahl und Konfiguration eines geeigneten, datenschutzkonformen Meldekanals, die Gestaltung von Richtlinie, Verfahrensordnung und Fristenmanagement nach HSchG, die Information der Beschäftigten sowie die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz. Als externe Meldestelle nehmen wir Meldungen entgegen, bestätigen den Eingang fristgerecht, prüfen die Plausibilität und halten die Kommunikation mit anonymen Hinweisgeber:innen aufrecht – unabhängig, verschwiegen und ohne Interessenkonflikt mit den betroffenen Abteilungen.
Durch dieses Vorgehen sorgen Sie dafür, dass Informationen über mutmaßliche Verstöße zuerst bei Ihnen eingehen und nicht bei einer Behörde oder der Presse. Sie gewinnen Zeit, Probleme selbst zu lösen und vermeiden Fehler bei Vertraulichkeit und Schutz der Hinweisgebenden, die mit Verwaltungsstrafen geahndet werden können.
Untersuchung
Erweist sich eine Meldung als substanziiert, geht sie nahtlos in eine interne Untersuchung über: Beweissicherung, forensische Befragungen, Datenanalyse und ein Bericht, der als Grundlage für Folgemaßnahmen taugt. Fallspezifische Hinweisgebersysteme setzen wir zudem während laufender Untersuchungen ein, um verdeckte Informationen zu erlangen (siehe auch: Forensic Investigations, Compliance Advisory).
Leistungen
Wir analysieren die unternehmensspezifischen Anforderungen, erstellen einen schrittweisen Meldeprozess, legen Verantwortlichkeiten und Meldethemen fest, empfehlen geeignete Anbieter und begleiten die Implementierung der Software. Compliance- und Kommunikationsfachleute beraten zu Unternehmenskultur und interner Kommunikation und schulen Ihre Mitarbeiter:innen in auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Workshops.
Als neutrale Stelle stehen wir für jede Meldung als Zweitmeinung zur Verfügung, übernehmen auf Wunsch die Fallbearbeitung – Koordination, Strategie zur diskreten und gerichtsverwertbaren Erhebung des Sachverhalts, Durchführung der Untersuchung, Empfehlungen – oder betreiben das gesamte Hinweisgebersystem einschließlich der Aufgaben der internen Stelle nach HSchG für Sie. Eine Umsetzung ist binnen weniger Tage möglich; die laufenden Kosten sind überschaubar und planbar.
Jeder Vorfall bietet die Chance, Verbesserungen einzuführen. Wir unterstützen interdisziplinär bei der Umsetzung.
Eine individuelle Begleitung bei Einführung, Anpassungen und Schulungen besprechen wir gerne in einem persönlichen Erstgespräch.
